Nyhende

Myter og fakta i Excel-saka

Innsyn i kommunane er ikkje lett å få. Den som ber om innsyn opplever stadig å få kravet trenert til det uendelege, eller at det vert misbrukt heimlar for unntak. 
[pullquote align=center]
Fylkesmannen har ikkje fått feil opplysingar frå Lærdal kommune i ei innsynssak som gjekk på attreisinga i kommunen etter brannen.
[/pullquote]

Det skriv Fylkesmannen på heimesida si 18. november 2015. Saka er godt omtala i Sogn Avis for dei som vil lese seg opp på kva det gjeld. Eg skreiv same dag eit lesarbrev om at rådmannen opptrer illojalt i høve offentleglova.

Lærdal kommune nyttar Visma Enterprise som økonomisystem. Eg har sjølv nytta dette systemet, og skal nedanfor gå gjennom påstandane til rådmannen.

Biletet i toppen er frå ein rapport som Lærdal kommune har køyrt ut frå økonomiapplikasjonen. Dette er ein av fleire rapporteringsfunksjonar i programmet.

Myter og fakta

Lærdal kommune

Her er grunnlaget for å avvise innsynskravet:

lk-20150619

…men gløymer at offentleglova § 9 gjev rett til innsyn i samanstillingar frå det offentlege sine databaser, dersom samanstillinga kan gjerast «med enkle framgangsmåtar».

Rådmannen gjer vidare greie for funksjonane i rekneskapsprogrammet:

lk-20150619-2

Stemmer det? Nei.

I Visma Enterprise kan uttak av rekneskapsrapportar gjerast i applikasjon eller webrapportering. Nedanfor vert det gått gjennom eit par alternativ.

[highlight]ALTERNATIV 1 – APPLIKASJON[/highlight]

På side 2 i rettleiinga nedanfor vert det vist ein dialogboks med alternativa rådmannen hadde ved uttak av rapportar. Her er det naturlegvis høve til å eksportere til Excel. Grunnen til at Visma også har Word-format, er for eksport av andre typar rapportar. Dømevis ein tertialrapport ein kan kladde vidare på.

Last ned rettleiinga her (2,2 MB)

[highlight]ALTERNATIV 2 – WEBRAPPORTERING[/highlight]

Den andre måten er webrapportering. Har kan ein velje mellom å skrive ut eller eksportere til Excel. Det er ikkje noko alternativ for Word-format. I den nyaste versjonen er det muleg å eksportere til grafikk, slik som sektordiagram.
visma

Fylkesmannen

Fylkesmannen skriv i sitt avslagsbrev:

fm-20151020

…og vidare:

fm-20151020-2

…og vidare:

fm-20151020-3

…og dødsstøtet:

fm-20151020-4

Eg har full forståing for at Fylkesmannen må «ta for gitt» at det kommunane sender er fakta og heile sanninga. Slik er det ikkje alltid. Av og til er det halvsanningar. Rådmannen brukar ord som «kan» eksportere til. Fylkesmannen siterer vidare rådmannen, og skriv at «samanstilling til Excel-format ikkje kan gjerast med enkle framgangsmåtar».

Men det kan det altså.

Konklusjonar

Eg har komme fram til tre punkt:

  • Innsynskravet gjeld ikkje innsyn i «særskilt format».
  • Økonomisystemet eksporterer data hovudsakleg berre i Excel-format. Det er med andre ord ikkje «særskilt format», men standardformat. For rekneskapsrapportar er det PDF- og Word-format som er «særskilt format».
  • Det står i uttale frå Sivilombodsmannen (2013/2480) at «ein må kunne forvente at den datatekniske kompetansen som organets tilsette har til å trekke ut opplysningar frå databasane, også må vere tilgjengelig for den som krev innsyn». Eg tolkar det slik at den med kompetanse på økonomisystemet hentar dette ut. Denne kan også avgjere kva som er «enkle framgangsmåtar».

For ordens skuld: Visma Enterprise har ikkje eigen funksjon for å eksportere til PDF. Dette vert ofte installert som tredjeprogram av kommunane. Eit døme kan vere PDF Architect, som opprettar ein skrivar, slik at ein kan skrive ut som PDF, i staden for å skrive ut på papir.

[notice type=»yellow»]
Oppdatert 24. november 2015
[/notice]

Fører Fylkesmannen bak lyset

Rådmann Alf Olsen jr. vart konfrontert med brukarmanualen til Visma Enterprise i høve uttak av rapportar. I svaret 23. november 2015 stadfester han at rapportar kan genererast på same vis, altså i Excel-format.

lk-20151123

Kvifor han sa til Fylkesmannen at rekneskapsprogrammet genererer i Word-format er slett ikkje uvisst. Det er ein bevisst strategi for å trenere innsyn, og vanskeleggjere bruken av data, då det er umulig å sortere data i Word-format.

Vi må hugse at offentleglova gjennomfører eit EF-direktiv om vidare bruk av informasjon frå den offentlege sektoren.